¡Hola a todos! Hoy vamos a desmenuzar un tema fiscal crucial para cualquier negocio en México: la Contabilidad Electrónica. Si tienes una empresa, sabes que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) siempre busca formas de modernizar y eficientar la fiscalización. Una de esas herramientas es la obligación de llevar y enviar la contabilidad en medios electrónicos.

La base de esta obligación está en la regla 2.8.1.5 de la Resolución Miscelánea Fiscal. Vamos a ver qué implica esto para tu negocio.

¿De qué va la Contabilidad Electrónica?

En esencia, esta regla establece que, a menos que seas un contribuyente que usa la aplicación «Mis Cuentas» del SAT (que es para un nicho específico), estás obligado a llevar tu contabilidad en sistemas electrónicos y a enviar cierta información al SAT en formato XML.

¿El objetivo del SAT? Simplificar sus procesos de revisión y tener un panorama más claro y en tiempo real de las operaciones de los contribuyentes.

¿Qué información se envía al SAT?

La regla nos pide tres tipos principales de archivos electrónicos:

1. Tu Catálogo de Cuentas

Imagina tu catálogo de cuentas como el mapa detallado de cómo organizas las finanzas de tu negocio. Es la lista de todas las cuentas que usas para registrar tus ingresos, gastos, activos, pasivos, etc.

• Formato XML: Este archivo debe generarse en formato XML y seguir una estructura muy específica que el SAT define en su Anexo 24.
• El «Código Agrupador»: Lo más relevante aquí es que cada una de tus cuentas debe estar asociada a un «código agrupador» que el SAT ha estandarizado. Piensa en esto como una etiqueta universal que el SAT usa para entender la naturaleza de tus cuentas, sin importar cómo las nombres en tu sistema. Debes elegir el código que mejor represente cada una.
• Nivel de detalle: Debes enviarlo al menos a nivel de «cuenta de mayor» y «subcuenta de primer nivel». Si tienes una cuenta principal como «Bancos» y varias subcuentas como «Banco XYZ» y «Banco ABC», al menos estas últimas deben estar asociadas.
• Consistencia es clave: ¡Ojo! Los números y descripciones de las cuentas en tu catálogo deben ser idénticos a los que uses en tu balanza de comprobación. Cualquier diferencia puede ser un dolor de cabeza.

2. La Balanza de Comprobación

Tu balanza de comprobación es como una instantánea financiera de tu empresa en un periodo determinado. Muestra cuánto tenías al inicio, los movimientos (ingresos y egresos) y cuánto tienes al final en cada una de tus cuentas.

• Información completa: Debe incluir los saldos de todas tus cuentas: activos, pasivos, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas de orden.
• Detalle de Impuestos: Es crucial que la balanza distinga claramente los impuestos por cobrar y por pagar, así como el IVA que ya cobraste y el que ya pagaste.
• Ingresos y tasas: En tus cuentas de ingresos, debe ser posible identificar las diferentes tasas de IVA o IEPS aplicables, e incluso aquellos ingresos por los que no se pagan impuestos. Esto le permite al SAT verificar tus cálculos fiscales.
• Balanza de cierre: La balanza de fin de año debe incluir todos los ajustes contables que se hagan por razones fiscales.

3. Pólizas y Auxiliares

Estos son los documentos que dan soporte y detalle a cada una de tus operaciones.

• Pólizas con CFDI: Cada póliza (ya sea de ingresos, egresos o diario) debe llevar el folio fiscal (UUID) de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) que respaldan esa operación. Así, el SAT puede cruzar tu contabilidad con tus facturas.
• Forma de pago y RFCs: En cada póliza, debes distinguir la forma de pago (transferencia, efectivo, etc.), las distintas contribuciones involucradas (IVA, ISR) y, si la operación es con un tercero (por ejemplo, un proveedor), el RFC de ese tercero.
• Reportes auxiliares: Si por alguna razón no puedes identificar el folio fiscal directamente en la póliza, puedes generar un reporte auxiliar que relacione todos los folios fiscales, los RFCs y los montos de los comprobantes de esa póliza.
• Detalle de operaciones: Los auxiliares de cada cuenta deben permitir identificar cada transacción, acto o actividad de forma clara y precisa.

¿Qué marco contable se aplica?

El SAT es flexible en esto: la información contable debe generarse según el marco contable que uses normalmente. Esto puede ser:

• Las Normas de Información Financiera (NIF), que son las más comunes en México.
• Los principios contables de EE. UU. (USGAAP).
• Las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS).
• O cualquier otro marco contable que estés obligado a aplicar.

Lo importante es que sea un marco contable oficial y vigente.

Tu Rol es Clave para el Cumplimiento

Aquí es donde entras tú, como dueño de negocio. Para que tu contador pueda cumplir con todas estas exigencias y asegurar que tu contabilidad electrónica sea impecable, tu colaboración es fundamental.

Necesitas proporcionarle todo el soporte documental de cada una de tus operaciones: facturas, recibos, contratos, estados de cuenta bancarios, etc. Pero más allá de entregar documentos, es crucial que identifiques claramente la naturaleza de cada operación. ¿Es una venta de servicios, una compra de materia prima, un pago de nómina? Esta claridad nos permite asociar correctamente cada movimiento con el folio fiscal, la forma de pago y las tasas de impuestos correspondientes.

Tu proactividad en este aspecto es nuestro mejor aliado para evitar cualquier tipo de requerimiento, multa o contratiempo con el SAT.

En Resumen…

La Contabilidad Electrónica no es solo un capricho del SAT, es una herramienta poderosa para ellos. Entender y cumplir con la regla 2.8.1.5 es esencial para la salud fiscal de tu negocio. Si tienes dudas, en CSN estamos listos para asesorarte y asegurar que tu contabilidad esté siempre en orden.

¿Tienes alguna pregunta sobre tu contabilidad electrónica o necesitas ayuda para ponerla al día? ¡Déjanos un comentario o contáctanos directamente!

Nos leemos. ¡Hasta nuestro próximo encuentro!